Informativa sul trattamento dei dati personali nell’ambito di Google Workspace for Education
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy), come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
1. Titolare del trattamento
Istituto di Istruzione Superiore Statale Cigna Baruffi Garelli
Via di Curazza 15 — 12084 Mondovì (CN)
Tel. 0174/42601
Email: cnis02900p@istruzione.it
PEC: cnis02900p@pec.istruzione.it
Codice fiscale: 84004970046
Codice meccanografico: CNIS02900P
Legale rappresentante: il Dirigente Scolastico pro tempore, Prof. Giuseppe Cappotto
2. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
Il Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer), nominato ai sensi dell’art. 37 del GDPR, è:
VARGIU SCUOLA SRL — referente Dott. Ing. Antonio Vargiu
Tel. 070/271526
Email: dpo@vargiuscuola.it
L’utente può contattare il DPO per qualsiasi questione relativa al trattamento dei propri dati personali e per l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR.
3. Oggetto del trattamento
L’Istituto mette a disposizione di ogni studente e di ogni membro del personale un account Google Workspace for Education con dominio @cigna-baruffi-garelli.edu.it. L’account consente l’accesso ai Servizi principali e ai Servizi aggiuntivi offerti da Google nell’ambito della suite educativa.
4. Responsabile esterno del trattamento
Google Ireland Limited, con sede in Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda, è nominata Responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, in virtù del Cloud Data Processing Addendum (CDPA) accettato dal Dirigente Scolastico nella console di amministrazione di Google Workspace.
Il CDPA è consultabile all’indirizzo: https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html
Il CDPA include le Clausole Contrattuali Standard (SCC) adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46, par. 2, lett. c) del GDPR, a garanzia dei trasferimenti di dati verso Paesi terzi.
5. Servizi attivati
5.1 Servizi principali
I Servizi principali di Google Workspace for Education, descritti all’indirizzo https://workspace.google.com/terms/user_features.html, comprendono:
- Gmail (posta elettronica istituzionale)
- Google Drive (archiviazione e condivisione documenti)
- Google Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli
- Google Classroom (gestione della didattica)
- Google Meet (videoconferenze)
- Google Calendar
- Google Chat
- Google Sites
- Google Keep
- Google Vault
- Contatti
- Jamboard
Nei Servizi principali, Google non pubblica annunci pubblicitari e non utilizza i dati personali per finalità pubblicitarie.
5.2 Servizi aggiuntivi
L’Istituto consente inoltre l’accesso ai seguenti Servizi aggiuntivi:
- YouTube
- Google Gruppi
- Google Ricerca e Assistente
- Google Takeout
Nei Servizi aggiuntivi, Google può utilizzare le informazioni raccolte per fornire, gestire, proteggere e migliorare i servizi, ma non utilizza i dati personali degli utenti di scuole primarie e secondarie per mostrare annunci pubblicitari mirati.
6. Categorie di dati trattati
6.1 Dati forniti dall’Istituto
Al momento della creazione dell’account, l’Istituto fornisce a Google:
- Nome e cognome dello studente o del membro del personale
- Indirizzo email istituzionale (nella forma nome.cognome@cigna-baruffi-garelli.edu.it)
- Unità organizzativa di appartenenza (classe, plesso, ruolo)
6.2 Dati forniti dall’utente
L’utente può fornire volontariamente ulteriori dati personali, tra cui:
- Numero di telefono per il recupero dell’account
- Foto del profilo
- Contenuti creati o caricati nei servizi (documenti, email, file, compiti)
- Risposte fornite tramite Google Moduli (Forms)
6.3 Dati raccolti automaticamente da Google
Durante l’utilizzo dei servizi, Google raccoglie automaticamente:
- Informazioni sul dispositivo (modello hardware, sistema operativo, identificatori univoci)
- Informazioni di log (dettagli di utilizzo dei servizi, indirizzo IP, eventi del dispositivo)
- Informazioni sulla posizione (derivate da indirizzo IP, GPS, sensori del dispositivo)
- Cookie e tecnologie analoghe per la memorizzazione di preferenze e impostazioni
6.4 Dati raccolti tramite Google Moduli (Forms)
I dati raccolti tramite Google Moduli possono includere qualsiasi dato personale richiesto nel modulo, inclusi potenzialmente dati particolari ai sensi dell’art. 9 del GDPR (dati relativi alla salute, all’orientamento religioso, ad allergie e intolleranze alimentari). Tali dati vengono archiviati in Google Drive sotto il controllo dell’utente che ha creato il modulo.
L’Istituto ha adottato la policy di non raccogliere dati particolari (art. 9 GDPR) tramite Google Moduli. Per la raccolta di dati particolari, l’Istituto utilizza strumenti interni conformi al GDPR.
7. Finalità e basi giuridiche del trattamento
| Trattamento | Finalità | Base giuridica | Riferimento GDPR |
|---|---|---|---|
| Creazione e gestione degli account | Fornitura del servizio didattico e amministrativo | Esecuzione di un compito di interesse pubblico | Art. 6, par. 1, lett. e) |
| Utilizzo di Gmail, Drive, Classroom | Attività didattica e comunicazione istituzionale | Esecuzione di un compito di interesse pubblico | Art. 6, par. 1, lett. e) |
| Utilizzo di Google Meet | Didattica a distanza e riunioni istituzionali | Esecuzione di un compito di interesse pubblico | Art. 6, par. 1, lett. e) |
| Raccolta dati tramite Google Moduli | Gestione amministrativa (iscrizioni, autorizzazioni, sondaggi) | Esecuzione di un compito di interesse pubblico | Art. 6, par. 1, lett. e) |
| Utilizzo dei Servizi aggiuntivi (YouTube, ecc.) | Supporto alla didattica | Interesse legittimo del Titolare | Art. 6, par. 1, lett. f) |
| Raccolta automatica di dati di log | Sicurezza e funzionamento dei servizi | Interesse legittimo del Responsabile | Art. 6, par. 1, lett. f) |
| Trattamento di dati particolari (art. 9) | NON effettuato tramite Google Workspace | N/A | N/A |
Nota: il trattamento dei dati nell’ambito di Google Workspace for Education non si basa sul consenso. L’attività didattica e la gestione amministrativa dell’istituto scolastico sono compiti di interesse pubblico che non richiedono il consenso dell’interessato (cfr. Provvedimento del Garante n. 529/2025; Vademecum “La scuola a prova di privacy”, aggiornamento novembre 2025).
8. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi
I dati trattati nell’ambito di Google Workspace for Education possono essere trasferiti verso server di Google LLC situati negli Stati Uniti d’America o in altri Paesi terzi.
Tali trasferimenti avvengono nel rispetto del Capo V del GDPR (artt. 44-49), sulla base delle seguenti garanzie:
- Cloud Data Processing Addendum (CDPA) sottoscritto con Google, che include impegni specifici sulla protezione dei dati in ambito educativo (art. 28 GDPR).
- Clausole Contrattuali Standard (SCC) adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46, par. 2, lett. c) del GDPR, integrate nel CDPA.
- EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), ai sensi della decisione di adeguatezza della Commissione Europea del 10 luglio 2023 (Decisione di esecuzione (UE) 2023/1795). Google LLC è certificata nel registro del DPF consultabile all’indirizzo https://www.dataprivacyframework.gov.
L’Istituto ha verificato la conformità delle garanzie sopra indicate e monitora eventuali evoluzioni normative che possano incidere sulla validità dei meccanismi di trasferimento adottati.
9. Conservazione dei dati
| Categoria di dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Account studente | Per la durata della frequenza scolastica. L’account viene disattivato entro 30 giorni dall’uscita dello studente dall’Istituto. I dati contenuti nell’account vengono cancellati entro 90 giorni dalla disattivazione, previa possibilità per l’utente di esportare i propri dati tramite Google Takeout. |
| Account personale scolastico | Per la durata del rapporto di servizio con l’Istituto. L’account viene disattivato entro 30 giorni dalla cessazione del servizio. |
| Dati raccolti tramite Google Moduli | Per il tempo strettamente necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e comunque non oltre la fine dell’anno scolastico di riferimento, salvo obblighi di legge che ne impongano una conservazione più lunga. |
| Log di accesso e utilizzo (Google Admin Console) | Conservati da Google per un periodo massimo di 6 mesi. Accessibili all’amministratore del dominio per finalità di sicurezza e per l’eventuale gestione di incidenti informatici. |
| Dati raccolti automaticamente da Google | Secondo le policy di conservazione di Google, consultabili all’indirizzo https://policies.google.com/technologies/retention |
10. Destinatari dei dati
I dati personali trattati nell’ambito di Google Workspace for Education possono essere comunicati a:
- Google Ireland Limited / Google LLC, in qualità di Responsabile esterno del trattamento, per la fornitura e la gestione dei servizi.
- Sub-responsabili di Google, elencati all’indirizzo https://workspace.google.com/terms/subprocessors.html, vincolati da accordi conformi all’art. 28 del GDPR.
- Personale autorizzato dell’Istituto (docenti, personale ATA, amministratori del dominio), nella misura necessaria allo svolgimento delle proprie mansioni (art. 29 GDPR).
- Autorità pubbliche, ove richiesto dalla legge o da provvedimenti delle autorità competenti.
I dati personali non vengono diffusi, venduti o ceduti a terzi per finalità proprie.
11. Profilazione e pubblicità
Google non utilizza i dati personali degli utenti di Google Workspace for Education delle scuole primarie e secondarie per:
- Mostrare annunci pubblicitari mirati nei Servizi principali.
- Mostrare annunci pubblicitari mirati nei Servizi aggiuntivi a cui l’utente accede con l’account scolastico.
- Effettuare profilazione a fini commerciali.
Nei Servizi principali non vengono pubblicati annunci pubblicitari di alcun tipo.
12. Regolamento di utilizzo
12.1 Formato dell’account
Ogni utente riceve un account nella forma nome.cognome@cigna-baruffi-garelli.edu.it con password personale.
12.2 Obblighi dell’utente
L’utente si impegna a:
- Conservare la password personale e non consentirne l’uso ad altri.
- Non consentire a terzi, a nessun titolo, l’utilizzo del proprio account.
- Non diffondere informazioni riservate di cui venga a conoscenza nell’ambito dell’utilizzo del servizio.
- Utilizzare i servizi esclusivamente per le attività didattiche e istituzionali della scuola.
- Non utilizzare i servizi per scopi illegali, non conformi al presente regolamento o che possano recare danno o pregiudizio all’Istituto o a terzi.
- Osservare il presente regolamento, pena la sospensione dell’account.
L’utente si assume ogni responsabilità civile e penale e ogni eventuale onere derivante dall’uso improprio del servizio.
Per informazioni dettagliate sull’uso corretto degli account e dei PC condivisi, si rimanda al Vademecum sull’uso degli account scolastici, disponibile sul sito dell’Istituto.
12.3 Limiti di responsabilità
L’Istituto non si ritiene responsabile di eventuali danni arrecati all’utente a causa di guasti o malfunzionamenti del servizio e si impegna affinché la piattaforma funzioni nel migliore dei modi.
13. Diritti dell’interessato
Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, l’utente (o il genitore/tutore per gli studenti minorenni) ha il diritto di:
- Accesso (art. 15): ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento e accedere ai propri dati.
- Rettifica (art. 16): ottenere la rettifica di dati inesatti o l’integrazione di dati incompleti.
- Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei propri dati, ove sussistano le condizioni previste dalla norma.
- Limitazione del trattamento (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti.
- Portabilità (art. 20): ricevere i dati in formato strutturato e trasmetterli a un altro titolare. L’utente può esportare i propri dati tramite Google Takeout (https://takeout.google.com).
- Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento per motivi connessi alla propria situazione particolare.
Per l’esercizio dei diritti, l’utente può inviare una richiesta:
- Al Titolare: cnis02900p@istruzione.it — PEC: cnis02900p@pec.istruzione.it
- Al DPO: dpo@vargiuscuola.it
Il Titolare si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, prorogabili di ulteriori 60 giorni in caso di complessità (art. 12, par. 3, GDPR).
I genitori/tutori possono inoltre accedere all’account del proprio figlio tramite https://myaccount.google.com per visualizzare e gestire le informazioni personali e le impostazioni.
14. Reclamo all’Autorità Garante
Qualora l’utente ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione del GDPR, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali:
Garante per la Protezione dei Dati Personali Piazza Venezia 11 — 00187 Roma Sito web: www.garanteprivacy.it Email: garante@gpdp.it PEC: protocollo@pec.gpdp.it Centralino: (+39) 06.696771
15. Riferimenti normativi e documentazione
| Documento | Link |
|---|---|
| GDPR — Regolamento (UE) 2016/679 | https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32016R0679 |
| D.Lgs. 196/2003 — Codice Privacy | https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2003-06-30;196 |
| Contratto Google Workspace for Education | https://workspace.google.com/terms/education_terms.html |
| Cloud Data Processing Addendum (CDPA) | https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html |
| Informativa sulla privacy di Google Workspace for Education | https://workspace.google.com/terms/education_privacy.html |
| Sub-responsabili di Google | https://workspace.google.com/terms/subprocessors.html |
| Policy di conservazione dati di Google | https://policies.google.com/technologies/retention |
| EU-U.S. Data Privacy Framework | https://www.dataprivacyframework.gov |
| Provvedimento del Garante n. 529/2025 | Disponibile su www.garanteprivacy.it |
| Vademecum “La scuola a prova di privacy” (agg. nov. 2025) | Disponibile su www.gpdp.it/scuola |
16. Aggiornamenti
La presente informativa può essere soggetta a modifiche e aggiornamenti in relazione a variazioni normative, organizzative o tecnologiche. L’utente è invitato a consultare periodicamente questa pagina.